Cum să adresați o scrisoare unei ambasade

Introduceți scrisoarea pe un computer. Scrisorile scrise manual sunt greu de citit și nu pot primi nici un răspuns. Dacă doriți ca scrisoarea dvs. să fie citită și luată în serios, este important să o tastați cu ușurință utilizând un format recunoscut de scrisoare de afaceri. [2] Utilizați o aplicație standard de procesare a cuvintelor, chiar dacă intenționați să livrați scrisoarea prin e-mail. Este de obicei mai bine să trimiteți un atașament decât să vă scrieți scrisoarea în corpul unui e-mail. Totuși, ar trebui să verificați mai întâi cu ambasada pentru a vedea ce este preferat. Cele mai multe aplicații de procesare a cuvintelor au un șablon pe care îl puteți utiliza pentru a crea o scrisoare de afaceri. Aceste șabloane vă vor stabili marjele și stilurile de paragrafe pentru dvs. Utilizați un font standard, ușor de citit, cum ar fi Times New Roman sau Helvetica, cu o dimensiune de 12 puncte. Nu utilizați fonturi de script. "# Căutați șabloane. În cele mai multe cazuri, veți scrie la ambasadă despre o problemă de imigrare - fie în numele dvs., fie pentru un prieten sau un membru al familiei. Există o serie de site-uri web de asistență în materie de imigrare care au șabloane de scrisori pentru diferite probleme. [3] Aceste șabloane vă oferă limbajul sugerat de utilizat, pentru a vă putea mai ușor să scrieți și să adresați scrisoarea dvs. Nu le copiați pe deplin, totuși. Citiți-le cu atenție și asigurați-vă că limba sugerată corespunde situației dvs. Dacă una dintre ele nu se aplică, nu includeți-o. Priviți fundalul site-ului înainte de a utiliza limba propusă. Cele mai multe dintre aceste site-uri web au o pagină "despre", unde puteți afla care este responsabilul site-ului. Asigurați-vă că este o persoană sau o organizație în care aveți încredere.

Utilizați paragrafe bloc. Liniile de afaceri tradiționale sunt scrise în paragrafe cu o singură distanță, justificate la stânga, cu un spațiu dublu între paragrafe. Folosirea unui spațiu dublu înseamnă că nu trebuie să indentați prima linie a fiecărui paragraf. [4] Dacă scrieți într-o limbă care este citită de la dreapta la stânga, cum ar fi araba sau ebraică, paragrafele dvs. ar fi corecte -justified.

Puneți data în partea de sus. Prima linie pe care o introduceți va fi data la care trimiteți scrisoarea. Programul dvs. de procesare a cuvintelor poate introduce automat data dacă utilizați un șablon. Dacă nu intenționați să expediați scrisoarea dvs. pentru câteva zile, va trebui să ajustați această dată pentru a reflecta data trimiterii prin poștă. [5] În general, nu trebuie să vă faceți griji dacă veți ajunge la o zi liberă. De exemplu, ați putea termina scrisoarea dvs. care intenționează să o trimiteți în acea zi, dar nu o puteți face la oficiul poștal până după încheierea activității. Asta ar însemna că va trebui să trimiteți scrisoarea dvs. a doua zi, dar nu va trebui să tipăriți o nouă scrisoare cu data diferită. Cu toate acestea, în timp ce întârzierea unei zile sau două este bine, dacă nu ajungeți în posesia scrisorii timp de o săptămână sau mai mult, probabil că doriți să imprimați o copie nouă cu o dată ajustată. Cititorul dvs. va aștepta ca data de pe scrisoare să fie identică sau apropiată de data poștei.

Găsiți adresa corespunzătoare. În partea de sus a scrisorii dvs. veți include o zonă pentru a vă scrie propriul nume și adresă, apoi numele și adresa persoanei pe care o scrieți. Sunați la ambasadă sau verificați site-ul web pentru a afla adresa la care trebuie să trimiteți scrisoarea dvs. [6] Țineți minte că multe ambasade mai mari vor avea adrese diferite pe care le puteți utiliza, în funcție de motivul scrisorii dvs. Dacă nu știți deja, va trebui, de asemenea, să aflați persoana potrivită pentru a vă adresa cine vă poate ajuta în legătură cu problema dvs. Site-urile Internet, cum ar fi Project Visa sau Embassy World, precum și căutările pe Internet ale țării și cuvântul "ambasadă" vă pot ajuta să identificați persoana potrivită. De asemenea, puteți apela direct la ambasadă pentru a identifica cel mai bun contact. Introduceți numele persoanei pe care o adresați, numele ambasadei și adresa ambasadei pe care o scrieți. Scrieți acest lucru în același format pe care l-ați scrie pe un plic pentru trimitere prin poștă. De exemplu, dacă scrieți la un membru al personalului ambasadei de la ambasada canadiană, scrieți "domnul Potter, ambasada canadiană" pe prima linie a blocului de adrese, urmată de adresa fizică. Dacă dl. Potter este ambasadorul, veți scrie "onorabilul domn Potter, ambasadorul Canadei, ambasada canadiană". Rețineți că pentru multe țări titlul corect pentru un ambasador este "Excelența", ca în "Excelența Sa Dl. Potter, Ambasadorul Canadei, Ambasada Canadei".

Scrieți o linie de subiect. În urma adreselor, includeți o linie care permite destinatarului scrisorii dvs. să știe de ce scrieți și despre ce este scrisoarea. Nu trebuie să includeți numele dvs. în linia de subiect și nu trebuie să fie o propoziție completă [7]. De exemplu, puteți scrie "Cerere pentru viză de turist pentru părinți" sau "Invitație la partidul Consulatului francez .“ Dacă scrieți în limba engleză, linia de subiect este de obicei precedată de literele "RE", o abreviere latină care înseamnă în esență "cu privire la". Subiectul dvs. permite persoanei care primește scrisoarea dvs. să o direcționeze către membrul potrivit al personalului ambasadei, în cazul în care l-ați trimis persoanei greșite. Cu o linie de subiect, pot face acest lucru rapid fără a fi nevoie să citiți întreaga scrisoare. Din acest motiv, o linie de subiect este deosebit de importantă dacă nu ați reușit să identificați o anumită persoană.

Cercetați eticheta folosită în țara în care scrieți. Țările diferite au propriile lor formalități și protocol diplomatic pentru adresarea ambasadorilor și a altor membri ai personalului ambasadei. [8] Este posibil să găsiți aceste informații pe site-ul ambasadei sau să faceți o căutare rapidă pe internet utilizând numele țării cu cuvinte precum "etichetă", "protocol diplomatic" sau "forme de adresă". Rețineți că în țări care au o monarhie și recunosc nobilimea, pot exista nobili care să servească drept ambasadori sau în alte posturi de ambasadă. Aceste titluri pot înlocui orice titlu general pentru membrii personalului ambasadei. Scrisoarea dvs. ar trebui să fie scrisă într-un ton oficial, folosindu-vă totul în politețe și curtoazie. Dacă scrieți într-o limbă care are un "voi" formal, cum ar fi franceza sau spaniolă, ar trebui să folosiți acest lucru. Acordați o atenție deosebită atunci când scrieți în mod special ambasadorului, deoarece titlul diferă în funcție de faptul că sunteți cetățean al țării pentru care persoana respectivă este ambasador. Dacă sunteți cetățean al aceleiași țări ca ambasadorul, puteți să le adresați drept "Onorabilul". Cu toate acestea, dacă sunteți cetățean dintr-o altă țară, de obicei trebuie să-i numiți "Excelența ei" ("sau"), după obiceiul diplomatic. Asigurați-vă că aveți genul corect - nu doar presupuneți pe baza numelui.

Începeți cu salutul dvs. După ce ați terminat blocurile de adrese și linia subiectului scrisorii dvs., sunteți gata să începeți scrisoarea în sine. Utilizați un salut formal și adresați-i persoanei cărora le scrieți titlul complet. [10] Pentru a aborda persoana corectă, va trebui să urmați eticheta corectă sau protocolul diplomatic bazat pe cercetarea dvs. Dacă vă adresați consulului general sau oricărui alt angajat al ambasadei, în general, veți utiliza numele complet. De exemplu, puteți scrie "Stimate domn Potter". Cu toate acestea, acordați atenție oricăror alte titluri pe care persoana le-ar putea avea, cum ar fi dacă acestea sunt membre ale nobilimii sau au un doctorat. Utilizați "Stimate domn Ambasador" dacă adresați direct ambasadorului. Dacă nu cunoașteți numele sau genul persoanei cărora le-ați scris, puteți să începeți scrisoarea dvs. "Stimate doamnă sau doamnă". Cu toate acestea, trebuie să depuneți toate eforturile pentru a adresa scrisoarea dvs. unei anumite persoane. Dacă primiți persoana greșită, aceasta poate fi întotdeauna redirecționată. Urmați salutul cu punctuația obișnuită în țara ambasadei. La unii, o virgulă este potrivită, în timp ce alții urmează salutul cu un colon.

Prezinta-te. Spațiu dublu după salut și începeți scrisoarea dvs., lăsând receptorul să știe cine sunteți. Includeți toate informațiile de identificare necesare, cum ar fi numerele de aplicare sau numerele de referință care au legătură cu subiectul scrisorii dvs. [11] Prima teză trebuie să menționeze numele dvs. și țara dvs. de cetățenie. Urmați acest lucru cu orice informații suplimentare de identificare care sunt relevante pentru motivul dvs. de scriere. Urmați prima teză cu o scurtă descriere a motivului pentru care ați scris. Acest lucru nu trebuie să depășească o teză sau două.

Explicați-vă motivul pentru scriere. În restul paragrafelor din scrisoarea dvs., veți elabora pe fondul cazului dvs., inclusiv orice informație pe care destinatarul va trebui să o răspundă în mod corespunzător la scrisoarea dvs. [12] Lungimea scrisorii dvs. și conținutul celorlalte paragrafe va fi depinde de motivul scrisului. Dacă trebuie să oferiți un fundal extins sau o cronologie a unei situații în care doriți ca ambasadorul sau un alt oficial al ambasadei să răspundă, acest lucru poate dura mult. Dacă scrieți din motive procedurale, cum ar fi să solicitați o viză de vizită, scrisoarea dvs. nu trebuie să aibă mai mult de trei paragrafe lungi și nu ar trebui să meargă mai mult decât o pagină sau două cel mult. Păstrați-vă scrisul clar și concis și folosiți limbajul oficial pe tot parcursul. Dacă adresați persoanei cărora le scrieți oriunde în corpul scrisorii dvs., utilizați titlul oficial și urmați orice alte reguli de etichetă pe care le-ați colectat din cercetarea dvs.

Adăugați închiderea. Ultimul paragraf al scrisorii dvs. este, de obicei, doar o propoziție sau două, care îi spune destinatarului ce acțiune doriți să facă ca răspuns la scrisoarea dvs. Dacă vă așteptați la un răspuns într-un anumit interval de timp, ar trebui menționat aici. [13] Dacă aveți nevoie de ceva specific de la persoană, precizați ce este și intervalul de timp în care aveți nevoie. Amintiți-vă să permiteți timp pentru expediere. Aveți grijă să acordați un termen limită, în special dacă îi adresați ambasadorului sau unui membru al personalului superior. În loc să faceți o cerere, spuneți ceva de genul "Vă rugăm să fiți informat că trebuie să am documentul pe care l-am solicitat în termen de o lună sau nu voi putea să-mi finalizez cererea" sau "Vă rog să răspundeți până la sfârșitul acestei luni, ca să pot îndeplinesc termenul meu limită. " Urmați acest lucru printr-o propoziție mulțumindu-i destinatarului pentru timpul și atenția acordată. De exemplu, puteți scrie "Apreciez că aveți multe solicitări în ceea ce privește timpul dvs. Vă mulțumim pentru atenția acordată acestei probleme". Dacă nu sunteți sigur dacă ați trimis scrisoarea dvs. persoanei potrivite, poate doriți să includeți o notă în acest sens. De exemplu, puteți scrie: "Dacă există altcineva la ambasadă mai capabil să se ocupe de problema mea, vă rog să-i transmiteți această scrisoare".

Finalizați-vă scrisoarea. După ce ați terminat scrisul, corectați-l cu atenție și corectați toate erorile tipografice și greșelile gramaticale sau de punctuație. S-ar putea să doriți să citiți scrisoarea dvs. cu voce tare pentru a vă asigura că citește cu ușurință. [14] Încheiați scrisoarea dvs. cu un salut de închidere, cum ar fi "Cu stimă", și lăsați câteva linii goale pentru semnătura dvs. Mai jos, introduceți numele și adresa dvs., împreună cu orice alte informații de identificare sau de contact despre care considerați că este necesar, cum ar fi numărul dvs. de telefon sau adresa de e-mail. Dacă includeți cu scrisoarea dvs. alte documente, listați-le în partea de jos a scrisorii dvs., astfel încât cititorul să știe ce atașamente să așteptați. De asemenea, puteți utiliza această listă ca o listă de verificare pentru a vă asigura că ați inclus tot ce este necesar. Imprimați ultima scrisoare și semnați-o folosind un stilou cu cerneală albastră sau neagră. Verificați data scrisorii dvs. înainte de a o trimite și asigurați-vă că nu trebuie să o ajustați înainte. Când v-ați semnat scrisoarea, faceți o copie a scrisorii semnate pentru propriile dvs. înregistrări.

Adună orice atașamente. Dacă există documente suplimentare pe care trebuie să le includeți împreună cu scrisoarea dvs., faceți copii ale acestora. Aflați dacă vi se cere să trimiteți originale sau dacă copiile vor fi suficiente. Dacă trebuie să trimiteți originale, faceți o copie pentru propriile dvs. înregistrări înainte de a trimite documentul. [15] Dacă trimiteți documente originale, este în general recomandabil să utilizați un plic manil mai mare, care vă va permite să le trimiteți prin poștă fără a le plia. Pentru copii, utilizați un plic standard de dimensiune scrisă, dacă nu aveți mai mult de trei sau patru coli, caz în care este mai bine să utilizați un plic manil mai mare și să lăsați-le în loc să le pliați. Marcați fiecare copie sau document cu atenție în cazul în care acestea se separă unele de altele.

Trimiteți-vă scrisoarea. Odată ce aveți totul într-un plic, va trebui să faceți o călătorie la oficiul poștal pentru a vă asigura că aveți o scrisoare poștală corectă și că ați formatat corect adresa, mai ales dacă o trimiteți într-o țară străină. Includeți numele și adresa de întoarcere pe plic. Acesta va fi scris fie pe spatele plicului, fie în colțul din dreapta sus, în funcție de obiceiurile țării. Numele și adresa destinatarului dvs. trebuie să fie scrise în partea din mijloc sau din partea inferioară dreaptă a plicului, din nou, în funcție de obiceiurile țării. Utilizați titlul formal al destinatarului, dacă este cazul. Poate doriți să așteptați până ajungeți la oficiul poștal pentru a vă adresa plicului dvs. sau pentru a studia înainte de timp formatul. Dacă scrieți de mână adresele de pe plic, utilizați un pix, astfel încât cerneala să nu murdărească și să imprime cu atenție sau să scrie în toate capacele. Nu scrieți în cursiv sau script pe plic, deoarece este dificil de citit.